خطوات لتحسين إنتاجيَّة الموظفين

حرية – (28/2/2024)

في الإطار المهني، من لا يطوِّر من نفسه ومهاراته وتمكنه من العمل سينتهي به المطاف خارج سياق النجاح والتميز، فالعالم بات اليوم قرية صغيرة متغيِّرة، وأصبح التطوُّر الشخصي والوظيفي أمراً حتمياً لمجاراة تحولات العصر، لكنّ الضغوط التي يتعرَّض لها الفرد في عالمنا اليوم كثيرة ومتعدِّدة منها النفسيَّة والاجتماعيَّة والمهنيَّة، وقد تكون عائقاً أمام ارتقاء الشخص في السلم المهني، وتحول دون وصول الموظف إلى مرحلة الرضا الوظيفي.

ووفقاً لدراسة أميركيَّة أجرتها صحيفة campus Technology الأميركيَّة، خلصت النتائج إلى أنَّ الرضا الوظيفي يتمحور حول نقاط عديدة أهمها رضا الموظفين عن المشرفين والرؤساء التي حازت أعلى نسبة تصويت بـ 38%، كما أجرت منظمة SPIE لأبحاث البصريات دراسة مشابهة عن الأسباب التي تؤدي إلى رضا الموظفين، فكانت النتائج أن اتفقت الأغلبيَّة على أن يكون العمل ذا هدف وخطة واضحة، ما يعزِّز من رضا الموظف بنسبة 95%، لهذا لا بد من وضع خطة واضحة لتقييم وتحسين الأداء تضمن رضا كافة الأطراف.

مهارات التطوير

لتحسين أداء الموظفين لا بد من وضع خطة واضحة (خطة تحسين الأداء) تتضمن تقييم أداء الموظفين والتعرف على أسباب النجاح أو التراجع في العمل، تحديد الأهداف القريبة والبعيدة، الجداول الزمنية أو الخطط الزمنية لتحقيق الأهداف وإنجاز المهمات، والموارد والتدريب للمساعدة على تحقيق الأهداف.

وتقييم الأداء كما يعرفه الخبراء، هو “عملية إدارية يتم من خلالها تحديد كفاءة العاملين ومدى إسهامهم في إنجاز الأعمال الموكلة لهم”.

أهداف خطة تحسين الأداء

إن أهداف خطة تحسين الأداء هي:

• الارتقاء بمستوى العلاقات بين الموظفين، وتحسين البيئة الوظيفية
• تنمية قدرات المدراء في مجالات الإشراف والتوجيه واتخاذ القرارات
• التعرف على إمكانيات الموظفين بشكل علمي وموضوعي، وتحديد نقاط الضعف ونقاط القوة
• تبيان أبرز وسائل الدعم والموارد وتقديم مجموعة من الوسائل المناسبة لتطوير وتحسين سلوك وأداء الموظفين للوصول إلى أعلى مستويات الأداء
• وضع توقعات واضحة وتوضيح المعايير وتعزيز الشعور بالمسؤولية للأفراد العاملين
• تقويم برامج وأساليب إدارة الموارد البشرية وخلق مناخ يسوده الثقة والتعامل الأخلاقي بين المنظمة والعاملين
• تحديد مخطط زمني للتحسين ولتحقيق أهداف العمل
• تحسين إنتاجية الموظفين من خلال استثمار قدراتهم الكامنة وتوظيف طموحاتهم وتطوير وتحديد مهامهم الأساسية وتحسين قدراتهم بشكل أفضل

وبالحديث عن المهام، هل تعرفون ما هي مهام المساعد الإداري وأهم المهارات التي تتطلبها هذه الوظيفة؟

دور رؤساء العمل

وفق خبراء تطوير الموارد البشرية والتنمية البشريَّة هناك مجموعة من الخطوات التي ينبغي على رؤساء العمل أو المديرين اتباعها لتحسين إنتاجيَّة وأداء الموظفين وتطويرهما:

• من الضروري اجتماع المدير مع الموظفين كل على حدة، ليتناقش معه حول مصالحه الشخصيَّة وأهدافه المهنيَّة التي يسعى إليها، إذ أنَّ هذا الحوار سيساعد المدير على معرفة مهارات التطوير التي يحتاجها الموظف، وإدراك أهداف الموظف من منظوره الخاص، لذا ينبغي أن يشاركه في إنشاء خطة شخصيَّة تحتوي على خطط للتنمية الفرديَّة، بحيث تكون بمثابة طريق للموظف متضمناً أهدافاً قابلة للقياس وفي إطار زمني محدد.
• من الضروري وضع مقاييس محدَّدة لمساعدة الموظفين على تحديد وجهتهم وما يريدون تحقيقه فعلاً، وبعد أن يتم استيفاء متطلبات مقاييس الأداء، يمكن رفع سقف المطالب حتى يشعر الموظفون بالإنجاز المستمر، فعلى سبيل المثال، قبل أن يستعد العداؤون لسباق الماراثون، يحدِّدون لأنفسهم أهدافاً قصيرة، ثم يزيدون مسافة الركض، إلى أن يصبحوا مستعدين لخوض السباق الكبير، وهذا الأمر ينطبق أيضاً على الأداء الوظيفي.
• أصبحت الشركات اليوم مجزأة إلى حدِّ أنَّ الموظفين أصبحوا يعتقدون أنَّ بإمكانهم العمل ضمن وصفهم الوظيفي أو القسم الذي يعملون فيه فقط، ومن أجل تطوير مهارات وخبرات الموظفين وتهيئتهم لشغل مناصب أكبر، عليهم أولاً إدراك وفهم كل جوانب العمل في الشركة ومن ثمَّ تزويدهم ببعض المهام الإضافيَّة ولو بشكل مؤقت لاكتساب بعض الخبرات الحديثة.
• على المدير تطوير خطة بمشاركة مرؤوسيه، وذلك لمعالجة القضايا والفجوات في الأداء واعتماد طريقة مثلى لإنجاز العمل متفق عليها من قبل الجميع.
• إلحاق الموظفين ببرامج تدريبيَّة إن أمكن لصقل مواهبهم ومهاراتهم للمساهمة في رفع إنتاجيَّة الموظف والشركة.
• قياس التقدُّم الحاصل في المهارات بعد الإجراءات المتخذة ورصد بعض المكافآت العينيَّة أو الماديَّة.